Диаграмма Ганта: что это такое, как создать и использовать
Диаграмма Ганта (Gantt chart) — это удобный инструмент управления проектами, который создаёт визуальный план. Она служит руководством для понимания временных рамок, распределения задач среди команды и отслеживания их выполнения.
Давайте подробнее разберём, что такое диаграмма Ганта. Представьте себе график, где по одной оси отражено время, а по другой — этапы или цели. Пересечение этих осей отмечено цветными полосами, представляющими временной интервал, в который нужно выполнить задачу. Эти визуальные подсказки упрощают понимание, когда дедлайн.
Пример диаграммы от GanttPRO.
Кроме того, график работ Ганта способствует взаимодействию внутри команды, помогая видеть, кто за что ответственен, и обеспечивая правильную последовательность выполнения задач. Он также полезен для оценки объёма работы и даёт представление об общем процессе.
Зачем нужна диаграмма Ганта
График Ганта — это инструмент, который применяется в различных областях, таких как маркетинг, IT, образование и дизайн. Он отлично работает, когда у вас есть первоначальный план проекта с взаимосвязанными этапами и задачами.
Кроме того, вы можете использовать диаграмму Ганта вне работы, например, при планировании ремонта или какого-то крупного празднования.
Таблица Ганта предоставляет вам видение всей картины в одной таблице, разбиение проекта на цели, установление дедлайнов и определение ответственных. Этот визуальный инструмент с самого начала проекта упрощает понимание всех шагов.
Например, если вы фрилансер, диаграмма Ганта определит, успеете ли вы завершить проект и взяться за новый. Если не хотите использовать сложные профессиональные версии, диаграмма Ганта в Excel или Google Таблицах — вполне приемлемые варианты.
Простая диаграмма Ганта в Google Sheets.
Контроль за подзадачами крайне важен. Некоторые таски следует начинать только после завершения предыдущих. Если срок выполнения одной задачи меняется, сдвинутся и сроки других, связанных с ней.
Отслеживание прогресса команды — ключевой момент. Не всегда удаётся вовремя завершать задачи и придерживаться плана. С помощью диаграммы Ганта контролируют ход работ и, при необходимости, оперативно вносят коррективы.
Что отслеживают с помощью диаграммы Ганта
Начало проекта, прогнозируемую дата завершения и продолжительность каждого этапа.
Момент начала и окончания работы каждого участника команды. Фиксируйте это, чтобы определить, сколько времени занимает каждая задача.
Кто над чем работает.
Взаимосвязи между этапами или задачами.
Из чего состоит диаграмма Ганта
График включает в себя две оси:
- Вверх и вниз (ось Y): тут перечислены задачи и этапы.
- Влево и вправо (ось X): даты и время.
Полосы на графике показывают, сколько времени нужно для завершения каждого этапа. Если задачи зависят друг от друга, есть стрелки, указывающие на связь.
Связи в диаграмме Ганта.
Чтобы сделать график понятным, используются разные цвета. Например, задачи для бухгалтерии могут быть выделены синим, а для контент-отдела — розовым.
На диаграмме отмечаются важные точки в проекте — когда закрываются задачи или завершается конкретный этап. Когда вы видите их, можно проверить, как идёт работа, и подвести итоги.
Как использовать диаграмму Ганта
Давайте разберёмся, как выполнить построение графиков Ганта.
Для каждой части или задачи укажите, когда она начинается и заканчивается.
Разделите работу и обязанности, поручив каждому исполнителю один или несколько тасков.
- Покажите, какие задачи зависят от выполнения других. Это помогает сотрудникам эффективно работать вместе. Используйте цвета или другие методы, чтобы ясно обозначить эти связи.
Ярким цветом обозначено то, что нужно сделать в первую очередь.
- После каждого крупного этапа отметьте точку, где видно, что группа задач завершена. Хорошо установить эти точки и не менять их даты — так вы оцените текущее состояние проекта, приоритеты и достижения.
Контрольная точка в диаграмме Ганта.
- В ходе проекта могут возникнуть ситуации, влияющие на сроки. Старайтесь учитывать их.
Оформляйте свою диаграмму так, как вам удобно. Главное, чтобы все участники понимали её.
Как создать диаграмму Ганта: программы и сервисы
Используйте программы на компьютере, мобильные приложения или онлайн-инструменты. Давайте рассмотрим несколько популярных вариантов.
Программы для компьютера
Excel
- Только платно.
- Хотя здесь нет готового шаблона для диаграммы Ганта, вы легко создадите свой, следуя этим шагам:
- Сделайте таблицу с колонками «Задачи», «Начало» и «Окончание».
- Нажмите «Вставка», затем «Гистограммы», затем «Линейчатая с накоплением».
- Выровняйте оси графика с колонками таблицы — кликните на диаграмме «Выбор источника данных».
- Настройте оформление в разделе «Дополнительные параметры».
LibreOffice Calc
- Это бесплатный вариант Excel.
- Подойдёт вам, если вы работаете над простым проектом и не хотите использовать платные сервисы.
Microsoft Project
- Только за деньги.
- Предоставляет готовые шаблоны.
- Просто введите значения по двум осям, установите зависимости задач и форматирование.
Диаграмма Ганта онлайн
Вот что использовать, чтобы построить график Ганта онлайн.
GanttPRO
- Простой в использовании сервис.
- Есть возможность перенести диаграммы в Google Sheets.
- Сразу предоставляет доступ к стандартным шаблонам, а дополнительные функции можно купить за деньги.
Пример бесплатного шаблона.
Smartsheet
- Первые 30 дней — бесплатно.
- Храните там всё, что имеет отношение к проекту: переписки, документы, заявки.
Google Sheets
- Бесплатно.
- Легко создать и настроить свой шаблон.
- Обратите внимание, что придётся периодически обновлять график, например, перемещать сроки задач.
- Удобен для небольших проектов.
Где применяют диаграммы Ганта
Диаграмма полезна для организаций, занимающихся средними и малыми проектами, таких как IT-компании, банки и школы.
Если вы работаете над очень крупными проектами, график окажется трудным для понимания. Построение диаграммы Ганта и её регулярное обновление в таких случаях займёт слишком много времени.
Преимущества и недостатки диаграммы Ганта
Преимущества
- Помогает шаг за шагом организовывать проект, устанавливать сроки и предотвращать пропуски дедлайнов.
- Показывает задачи в простой диаграмме. Никаких сложных для понимания таблиц или чисел.
- Облегчает управление крупными проектами, не даёт забыть или упустить задачи и связывает все этапы. Вы не пропустите ни одну деталь.
- Руководители могут легко отслеживать прогресс проекта без лишней отчётности. Всё под контролем.
- Сотрудники видят, что происходит с задачами. В случае возникновения проблем просто найти ответственного и понять, насколько таск близок к завершению.
Недостатки
- Эту диаграмму приходится регулярно исправлять онлайн по мере выполнения проекта, так как автоматизировать её невозможно.
- С увеличением объёма данных становится сложнее визуально интерпретировать диаграмму.
- Могут ускользнуть мелкие задачи или изменения дедлайнов, что в конечном итоге повлияет на сроки выполнения.
- Некоторые сервисы не предоставляют готовые шаблоны, поэтому требуется время на их создание.
Что можно использовать вместо диаграммы Ганта
Если диаграммы вам по каким-то причинам не подходят, рассмотрите следующие варианты:
- Для небольшого проекта попробуйте приложения для заметок. Например, Evernote.
- Используйте Kanban-доски. Там вы легко распределите задачи по колонкам в зависимости от приоритета. Пример онлайн-доски: Asana.
- Ознакомьтесь с онлайн-инструментами. Например,Todoist.
Todoist.
Заключение
Диаграмма Ганта используется для отслеживания задач и их дедлайнов. Вертикальные столбцы — это цели или таски, а горизонтальные — когда нужно закончить. График используется для того, чтобы выполнять задачи в правильном порядке и не забывать о сроках. Это как навигатор для вашего проекта.
Используйте бесплатные сервисы (такие как Google Sheets) или скачайте шаблоны от GanttPRO. Если у вас большой и сложный проект, вам подойдёт платная версия от SmartSheet. Однако для некоторых обширных проектов работа над диаграммами займёт слишком много времени.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там вы найдёте самые интересные тренды и новости в сфере digital-маркетинга и технологий. Подписывайтесь и будьте в теме вместе с нами!