Домен почты: что это, зачем нужен и как создать

Для начала давайте определимся с тем, что же такое домен. Домен представляет собой часть адреса сайта, под которым он зарегистрирован в интернете. Простыми словами — это название сайта.

Каждый email адрес имеет свой домен почты и разделяется на две части: первая — до знака @, обозначает имя пользователя, вторая, после знака @, и обозначает доменное имя. Существуют бесплатные и платные почтовые домены, их огромное множество. Например, из бесплатных — это gmail.com, yandex.ru, yahoo.com и другие, а есть индивидуальные, которые имеют собственное имя в названии.

Предлагаем разобраться в определении понятия «доменная почта», зачем она нужна, где и как её создать, а также какое стоит подобрать имя для вашей уникальной почты.

Структура адреса электронной почты

Зачем нужна доменная почта

Доменная почта — это почтовый ящик, созданный от имени вашего сайта или компании. Она нужна, чтобы организации пользовались служебной email почтой, присваивали себе «запоминающиеся» именные электронные адреса и отправляли рассылки, которые не улетают в спам.

Приведём пример: «Яндекс» — это бесплатный сервис для доменов, которые заканчиваются на yandex.ru, но на нём также можно создать свой индивидуальный домен. Существует множество таких платформ на платной и бесплатной основе.

Несмотря на то, где именно была создана уникальная корпоративная почта, перечислим её достоинства:

• Повышение доверия и узнаваемости компании в почте получателя. Ваши клиенты и партнёры при получении письма сразу увидят фамилию или название бренда. Это значит, что сообщения, полученные от вас, выделятся и запомнятся быстрее.
• Простота управления почтой внутри одного домена. Можно создавать отдельные ящики для работников, объединять адреса в почтовые группы в связи со структурой компании.
• Низкая возможность попадания в спам. Письма от корпоративной почты попадают в раздел «Входящие», потому что имеют SPF (Sender Policy Framework/структура политики отправителя) — метод борьбы со спамом. Роботы определяют, что письмо отправлено от реального пользователя, благодаря чему ваша рассылка не расценивается как спам.
• Отслеживание активности работы сотрудника. Вы способны отслеживать оперативность ответа сотрудника в случае переписки с клиентами или партнёрами через корпоративную почту.
• Массовая рассылка. Использование рассылки при бесплатных доменах часто приводит к блокировке, в отличие от почты, созданной на вашем собственном домене.

Где создать уникальную доменную почту

В настоящее время стоит выделить три платформы для создания доменной почты, которые стали основными из-за своей популярности, комфорта и простоты. Это «Яндекс», Mail.ru и Google. На них возможно создать домен бесплатно. Расскажем о данных платформах подробнее.

Яндекс. Для организации корпоративной почты отличным вариантом будет воспользоваться сервисом Яндекс.Коннект. Там реально создать до 1000 бесплатных ящиков.

Преимущества:

• антивирус;
• календарь;
• обширный инструментарий для управления;
• удобный интерфейс;
• объём почтового ящика не ограничен;
• приложения для iOS и Android.

Mail.ru. Также надёжная и удобная платформа для создания индивидуальных доменов — Mail.ru для бизнеса. Это проверенный временем и пользователями продукт. На данном сервисе можно зарегистрировать до 5000 адресов.

Преимущества:

• защита от вредоносных вирусов и атак мошенников;
• удобное и простое меню;
• расширенная настройка ответов в автоматическом режиме;
• возможность соединения с облачными хранилищами;
• приложения для iOS и Android.

Gmail. Одним из популярных вариантов организации корпоративного мейла является использование сервисов Gmail для бизнеса. Для начала работы нужно создать аккаунт в Google Workspace. Решение платное (от $5.40), но так вы сможете автоматизировать бизнес.

Преимущества:

• встроенный антивирус;
• управление мобильными устройствами пользователей (например, отслеживание местонахождения);
• чтение писем и сохранение черновиков без подключения к интернету;
• отсутствие рекламы;
• специальные программные модули для оптимизации работы Gmail;
• возможность взаимодействия с другими сервисами Google для удобной совместной работы;
• приложения для iOS и Android.

Как создать корпоративную почту

Важно не только сделать почту со своим доменом, но и грамотно её настроить для оптимизации отправки и получения писем.

Итак, приступим к этапам организации корпоративной почты:

Этап 1. Подтверждение домена

В начале вы должны выбрать домен. Если он не занят, значит вы можете его взять.

Этап 2. Добавление MX-записи

Этот специальный тип записи предназначен для указания имени почтового сервера, обслуживающего домен. Важно удостовериться, что нет записей, которые были созданы раньше, так как они могут конфликтовать.

Этап 3. Добавление SPF-записи

SPF содержит список серверов, с которых могут отправляться письма от имени данного домена. Что приводит к снижению вероятности попадания в спам.

Этап 4. Добавление DKIM-подписи

DKIM-подпись доказывает, что письмо отправил не бот или спамер. DKIM повышает возможность попадания писем сразу во «Входящие».

Этап 5. Добавление пользователей

После того, как предыдущие этапы выполнены, имеет смысл создавать email почту, устанавливая логины и пароли.

Что нужно:

Используем домен, который нужно подключить к корпоративной почте. Для этого:

1. Заходим на специальную платформу reg.ru, где регистрируем и проверяем домен. Важно, чтобы название было доступно.
2. Далее переходим в доступ к DNS-панели домена. Находим панель управления хостингом. К примеру, делегируем записи с панелью ISPManager 5 (здесь вы можете выбрать иную панель).
3. Чтобы получить доступ к записям, переходим в отдел «Доменные имена» и нажимаем «Записи» для выбранного домена. В данном разделе есть управление записями при помощи кнопок: создавать, изменять или удалять их.

Какое имя может быть у корпоративной почты

Для корректного выбора домена электронной почты нужно понимать цели компании. К примеру, ваша цель — запоминающееся название или более оперативный поиск в интернете по имени домена.

Исходя из цели название может:

• повторять название организации;
• ассоциироваться с деятельностью организации;
• повторять имя и фамилию сотрудников;
• иметь сокращённую форму названия бренда;

Грамотное название email ящика:

Для сотрудника:

• имя_сотрудника.фамилия_сотрудника@домен_компании

Например: igor.sidorov@mngroup.ru

Для отдела или логически связанной группы людей:

• название_отдела.обозначение_отдела@домен_компании

Например: marketing.department@mngroup.ru

Если вам необходимо подобрать название, обратите внимание на «право на домен». К примеру, ваша задача — совпадение доменного имени с названием бренда. Но вы обнаружили, что данное имя занято кем-то другим. Вы имеете право оспорить это название и присвоить его себе. В таком случае у вас должно быть свидетельство о регистрации организации, выданное до использования домена кем-то другим.

Заключение

Сделав корпоративную почту на домене, вы получаете уникальные адреса, возможность отправки массовых рассылок и снижение риска перехода в спам. Уникальный домен почты создаётся на различных платформах, которых огромное множество. Они бывают платные/бесплатные и имеют при этом разный функционал. После того, как вы зарегистрировали домен, важно правильно его настроить. На известных платформах обычно есть инструкция по шагам для правильных действий. Если вы будете делать это самостоятельно и без помощи, необходимо настроить MX-записи, SPF-записи, DKIM-подписи и добавить пользователей.