Зачем нужна корпоративная почта и какие сервисы существуют для её создания

Что такое корпоративная почта и в чём её отличие от обычной? Каждый почтовый адрес состоит из имени и домена, между которыми находится символ @. Домен — это то, что стоит после данного знака. Он может включать в себя ряд почтовых ящиков для разных отделов или сотрудников. Рабочий email отличается тем, что создаётся не на простом домене (yandex.ru, mail.ru и др.), а на собственном.

Примеры корпоративных почт с доменами ozon.ru и netology.ru

В данной статье мы разберём, зачем нужна корпоративная электронная почта, как правильно её создать и подключить, а также во сколько вам это обойдётся.

Зачем нужна корпоративная почта

Повышение узнаваемости

Клиенты и партнёры при получении сообщения на почту сразу увидят название вашего бренда. Таким образом, вы будете выделяться среди других, а имя компании быстрее запомнится.

Пример письма от корпоративной почты бренда Puma

Увеличение лояльности потребителей

Письма от почты, созданной на обычном домене, зачастую вызывают у получателей сомнения. Поэтому клиенты могут переместить их в корзину или спам, даже не посмотрев содержания. Корпоративная почта лучше воспринимается клиентами и вызывает доверие.

Оптимизация доставляемости

Возможность перемещения в спам у рабочего почтового ящика значительно меньше, так как он содержит в себе настроенные записи SPF и DKIM. Благодаря этому письма сразу попадают во «Входящие».

Улучшение безопасности при отправке сообщений

Если правильно настроить домен, взломать корпоративную почту практически невозможно. Также мошенники не подделают ваш электронный адрес для рассылки различного рода спама.

Мониторинг за работой сотрудников

Если общение сотрудников с потребителями и партнёрами проходит через рабочую почту, руководство легко может посмотреть переписку и проверить качество обслуживания. Это удобная функция, если вам необходимо отследить работу новых специалистов или найти нужное сообщение.

Как правильно назвать корпоративный почтовый ящик

Название почты должно соответствовать названию компании или какому-либо рабочему процессу. Для создания отлично подойдут английские буквы. Например, glavbuh@firma.ru или store@firma.com. Стоит отметить, кириллица не уместна для использования в названии, так как многие почтовые сервисы не отправляют письма от адресов, созданных на русском языке.

Также лучше применять зоны ru/com. Они надёжные и не представляют проблем с доставкой сообщений. В случае если вы придумали доменное имя, и оно не доступно, смените зоны. Например, на host, site или другие.

Сколько стоит создать рабочую почту

Есть несколько способов созданий корпоративной электронной почты:

- Почтовые хостинги

Наиболее популярными являются Mail.ru, «Яндекс», Gmail.com. Рассмотрим тарифы в каждом из них.

На Mail.ru существует три тарифа: бесплатный, остальные два с дополнительными опциями.

Тарифы от «Яндекса» предполагают не только создание рабочей почты, но и инструменты/функции для ведения бизнеса.

Gmail предлагает большое количество тарифов и функций, но уже за более высокую стоимость.

Стоит отметить, что в любом тарифе расценка зависит от количества работников, для которых создаётся дополнительная почта на домене.

- Отдельный хостинг

Хостинг относится к организации, выделяющей определённое место в своём онлайн-пространстве для вашего домена. Для создания достаточно внести разовую оплату и приобрести домен. Стоимость зависит от уникальности названия и варьируется от 100 руб. до несколько сотен тысяч и даже миллионов.

- Собственный сервер

Самый затратный по времени и ресурсам способ, так как для самостоятельного создания сервера потребуется оборудование, своя серверная с правильной установкой, сотрудники, которые обеспечат бесперебойную работу.

Как создать рабочую почту с помощью почтовых хостингов

1. Почтовый хостинг Mail.ru

Откройте Mail.ru для бизнеса и зарегистрируйтесь там (возможна авторизация через «ВКонтакте»). Нажмите на «Создать проект»:

Введите свой домен:

Вам осталось подтвердить, что вы обладаете соответствующими правами на управление данным доменом. Следуйте краткой инструкции и выбирайте удобный для вас способ.

Преимуществами создания корпоративной электронной почты на данном хостинге является доступность и бесплатное пользование. Если вам нужно больше опций (редактирование документов, большой размер облака, календарь и др.), стоит задуматься о подключении платного тарифа.

2. Почтовый хостинг «Яндекс»

Для начала перейдите на «Яндекс 360» для бизнеса, зарегистрируйтесь и выберите тариф (есть ограниченная бесплатная версия). Далее выберите и подтвердите владельца почты. Перед вами откроется личный кабинет:

Выберите «Настроить почту» на левой стороне, после чего введите имя домена.

На данном этапе подтвердите, что домен действительно принадлежит вам.

Благодаря бесплатной версии можно создать корпоративный домен почты и интегрировать в него до тысячи почтовых адресов. Также данный тариф для каждого сотрудника предоставляет облако размером 10 ГБ, где обычно хранят письма и другую полезную информацию. При платном тарифе облако увеличивается. «Яндекс» обеспечивает надёжную защиту от спама и вирусов, а также предлагает множество полезных функций: календарь, специальное место для управления важными задачами, создание платформы знаний.

3. Почтовый хостинг Google

Аналогично создаётся почта на Google Workspace.

Выберите «Начать здесь», затем укажите название организации и количество работников. Внесите в анкету персональные данные. Потом перейдите в окно и сообщите: есть ли у вас домен для использования или нет.

Укажите, что желаете приобрести домен. Далее наберите доменное имя в поиске и выберите оптимальный вариант для себя. На следующем этапе подтвердите его, следуя инструкции.

На Gmail отсутствуют бесплатные тарифы. Сначала оплатите домен, а впоследствии и каждый отдельный ящик, который создадите.

Функционал данного хостинга достаточно широк: черновики писем в офлайн, добавление и удаление работников, настройка двойной аутентификации для надёжной защиты.

Также возможно:

• пользоваться приложениями для работы и регулировать бизнес-процессы из любого местоположения;
• получить облако от 30 ГБ для хранения важной информации;
• адаптировать плагины для оптимизации почты;
• соединять емейл с другими сервисами от Google.

Какие ещё есть сервисы для создания рабочей почты

Выше мы рассмотрели наиболее популярные хостинги для реализации корпоративной почты, но есть и другие сервисы, которые помогут сделать это:

Microsoft Exchange Online

Это служба корпоративной электронной почты для удаленной работы. На Exchange Online есть множество полезных функций. Например, интеграция с Outlook, поддержка по телефону от IT-специалистов, доступ из любой точки мира, широкие возможности управления, а также работа с мобильными устройствами и факсами. Стоимость зависит от функционала, размера вашей компании и персональных предпочтений.

Zoho Mail

Есть возможность создания бесплатной корпоративной почты, но при условии, что доступ к ней будет всего у пяти человек. Данный тариф предполагает облако размером до 5 Гб и 25 Гб для вложений. Это подходит мини-организациям для старта в карьере. Для других компаний на сервисе существуют платные тарифы с увеличением возможностей пользования.

Заключение

Корпоративный емейл создаётся на собственном домене. Он обладает рядом преимуществ перед личной почтой, среди которых: повышение лояльности клиентов и доставляемости, улучшение безопасности и мониторинг за работой сотрудников.

Создание собственного домена возможно несколькими способами: сервисы корпоративной почты(«Яндекс», Google, Mail и др.), на отдельном хостинге (например, Timeweb) или же с помощью собственного сервера. Самый доступный способ — это почтовый хостинг, так как при данном методе рабочая почта подключается с минимальной затратой ресурсов.