Персональные данные: как их правильно хранить

Персональные данные — это любая информация, которая идентифицирует человека. К ним относятся имя, email, номер телефона, данные о местоположении, IP-адрес, история покупок и даже поведение на сайте. В маркетинге персональные данные помогают лучше понимать аудиторию, сегментировать клиентов и выстраивать персонализированные коммуникации.

Что такое персональные данные и что к ним относится

Личная информация — это любые данные, которые позволяет идентифицировать человека. По закону №152-ФЗ РФ сюда входит не только имя и фамилия, но и множество других сведений: от номера паспорта до файлов cookie.

Подобные законы действуют во многих странах, и везде их цель одна — защитить частную информацию от злоупотреблений.

Персональные данные тестового подписчика в платформе автоматизации маркетинга Altcraft

Какие данные считаются персональными

Персональная информация бывает разной:

Основные сведения — фамилия, имя, отчество, дата рождения, место проживания.
Контакты — телефон, email, домашний адрес, прописка.
Документы — паспорт, СНИЛС, ИНН, водительское удостоверение.
Финансы — банковские счета, номер карты, информация о доходах и кредитах.
Данные о перемещениях — GPS-координаты, билеты на транспорт, вход в здание по пропуску.
Медицинская информация — диагнозы, лечение, рецепты.
Образование и работа — дипломы, место трудоустройства, должности.
Биометрия — отпечатки пальцев, фото, голос, ДНК.
Файлы cookie и цифровой след — история браузера, IP-адрес, устройства, которыми пользуется человек.

Однако стоит учитывать, что полного официального списка того, что относится к персональным данным, нет. Здесь следует учитывать ситуацию — например, если нельзя идентифицировать, кому принадлежит адрес почты, то емейл может не являться персональными данными.

Что не относится к персональным данным

Анонимные данные. Если информация не привязана к конкретному человеку, она не считается персональной. Например, опрос на экране терминала.
Агрегированные данные. Когда компании анализируют пользователей по сегментам (возраст, интересы) без привязки к конкретным людям.
Корпоративные контакты. Телефоны и почты компаний, если они не связаны с конкретным сотрудником (например, info@brand.ru). Но если email содержит фамилию сотрудника (petrov@brand.ru), это уже персональные данные.

Кстати, как правильно сегментировать клиентов? Читайте в статье о четырёх моделях сегментации.

Почему это важно для маркетологов

Маркетинг строится на данных. Чем больше компания знает о своей аудитории, тем точнее рекламные кампании. Но есть границы, которые переходить нельзя.

Хранение персональных данных регулируются законом, и за нарушения можно не только потерять доверие клиентов, но и получить крупные штрафы.

Простое правило: если по данным можно узнать конкретного человека — это персональная информация, и с ней нужно работать аккуратно.

Какие бывают персональные данные

В маркетинге личные данные дают возможность понимать аудиторию, предлагать релевантные товары и выстраивать персонализированные кампании.

Условно персональные данные делятся на несколько категорий:

1. Общие — базовая информация, которая есть у большинства людей: имя, фамилия, дата рождения, город проживания. Обычно такие данные запрашивают при регистрации или оформлении заказа, и согласие на их обработку можно дать простым подтверждением (например, установив галочку).

2. Специальные — более чувствительные сведения: национальность, религия, состояние здоровья, политические взгляды, наличие судимости. В маркетинге они используются редко, а их обработка требует письменного согласия.

3. Биометрические — отпечатки пальцев, фото, голос, параметры лица, ДНК. Чаще всего применяются в банковской сфере и системах безопасности, но технологии аутентификации на основе биометрии могут использоваться и в маркетинге, например, в розничных магазинах для идентификации постоянных клиентов.

4. Динамические — информация, которая меняется со временем: номер телефона, место работы, уровень дохода, история покупок, геолокация. Это ключевая категория для маркетологов, так как на её основе можно строить персонализированные рекомендации, сегментировать аудиторию и прогнозировать поведение клиентов.

Сбор и обработка персональных данных клиентов требуют соблюдения законодательства. Прозрачность в работе с ними выстраивает доверие, а грамотное использование данных делает маркетинговые стратегии более точными.

Получение согласие на персональную информацию

Хранение персональных данных: правила

Если организация собирает персональные данные клиентов — для рассылок, регистрации на сайте или аналитики — она обязана обеспечить их надёжную защиту. Несоблюдение требований к защите персональных данных может повлечь за собой сразу несколько рисков. Без выстроенных процессов и технических мер компания становится уязвимой к утечкам. Кроме того, нарушение законодательства может привести к штрафам и другим санкциям. Всё это в конечном итоге подрывает доверие клиентов — один из самых ценных ресурсов для бизнеса.

С чего начать

Перед тем как начинать хранить персональные данные клиента, нужно уведомить Роскомнадзор. Компанию регистрируют в реестре в течение двух недель, и после этого можно официально работать с данными.

Важно: если что-то меняется (например, добавляются новые категории данных), это тоже нужно сообщить в Роскомнадзор.

Где и как можно хранить данные

По закону №152-ФЗ персональные данные можно хранить:

В бумажном виде — например, личные дела сотрудников.
В электронном виде — базы клиентов, данные CRM, файлы с анкетами.

Данные граждан РФ должны храниться на территории России.

Как долго можно хранить данные

По закону оператор не имеет права хранить сведения дольше, чем нужно для выполнения целей, ради которых они собирались. Когда данные больше не нужны, их нужно уничтожить или обезличить.

Например:

Если человек согласился получать письма, его email можно хранить, пока он не откажется от подписки.
Если клиент оформил заказ, данные о нём можно хранить столько, сколько необходимо по бухгалтерским или гарантийным обязательствам.

Как работает защита персональных данных клиентов

Любая компания, работающая с персональными данными, несёт ответственность за их сохранность. Даже если их передают третьим лицам (например, подрядчику для email-рассылок), нужно заключать договор, чтобы соблюсти требования закона.

Как правильно хранить данные клиентов?

Покажем, как это работает с Altcraft Platform.

Посмотреть

Основные меры защиты

1. Ограничение доступа — доступ к данным должны иметь только те сотрудники, которым это действительно необходимо.

2. Шифрование — используется для передачи и хранения данных, особенно банковской информации и биометрии.

3. Защита информационных систем — антивирусы, брандмауэры, контроль доступа к серверам.

4. Регулярные проверки и аудит — лучше периодически проверять систему безопасности, чем разбираться с последствиями утечки.

5. Обучение сотрудников — многие утечки происходят из-за человеческого фактора, поэтому важно объяснять команде, как правильно работать с данными.

Как определить, какой уровень защиты нужен

Есть четыре уровня защищённости данных. Чтобы понять, какие меры применять, нужно учесть:

Какие данные собираются (обычные, биометрические и т. д.)
Чьи данные хранятся (сотрудников или клиентов)
Сколько записей в базе (до 100 000 или больше)
Какие угрозы актуальны (технические уязвимости, человеческий фактор и т. д.)

Что использовать для хранения персональных данных

Важно не только собирать данные, но и правильно хранить. Использование обычных таблиц может привести к утечкам и проблемам с законом. Современные платформы помогают централизовать данные, автоматизировать работу и обеспечить безопасность.

CDP Altcraft — комплексное решение для хранения клиентских данных

CDP (Customer Data Platform) Altcraft — это система, которая объединяет информацию о клиентах из разных источников, хранит её в едином пространстве и позволяет управлять данными без лишних рисков.

Что даёт использование CDP Altcraft

Профиль клиента 360°. Все взаимодействия клиента с брендом хранятся в одном месте: подписки, покупки, промокоды, реакции на рассылки и многое другое. Это помогает строить персонализированные кампании и анализировать аудиторию.
Безопасность данных. CDP платформа Altcraft поддерживает хранение данных на серверах компании, что особенно важно для соблюдения требований российского законодательства.
Гибкие политики доступа. Можно ограничивать доступ сотрудников к разным уровням данных с помощью ролей и групп.
Двухфакторная аутентификация и контроль действий. Система отслеживает активность пользователей, что снижает вероятность утечек и злоупотреблений.
Автоматизация работы с клиентами. Встроенные сценарии Customer Journey помогают выстраивать персонализированные коммуникации по email, SMS, push-уведомлениям и в мессенджерах.
Интеграции с другими системами. Данные можно синхронизировать с CRM, рекламными кабинетами и другими сервисами, чтобы настроить единую экосистему.

Как выбрать систему для хранения данных

Если ваша компания активно работает с персональными данными, важно учитывать:

Где физически хранятся серверы (для соответствия требованиям ФЗ №152).
Возможности интеграции с существующими бизнес-процессами.
Уровень защиты и контроля доступа.
Удобство работы с клиентскими данными для маркетинговых задач.

CDP Altcraft — это пример платформы, которая объединяет в себе безопасность, аналитику и удобство работы с данными. Это решение позволяет не только соблюдать требования закона, но и повышать эффективность маркетинга.

Заключение

Личные данные — это информация, по которой можно узнать конкретного человека. Компании используют такие данные, чтобы лучше понимать клиентов, а персонализация становится ключом к адаптации предложений и выстраиванию коммуникации. Но вместе с этим возникает ответственность: хранить информацию безопасно, соблюдать требования закона и защищать личные данные от утечек.

Чтобы избежать проблем, важно организовать хранение баз данных правильно: использовать надёжные системы, ограничивать доступ сотрудников, применять шифрование. Современные платформы, такие как CDP Altcraft, помогают не только хранить данные, но и эффективно управлять ими, а автоматизация маркетинга упрощает работу.

Чем лучше защищены персональные данные, тем выше репутация компании и лояльность аудитории.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там вы найдёте самые интересные тренды и новости в сфере digital-маркетинга и технологий. Будьте в теме вместе с нами!