BI-системы: что это такое, зачем нужны, как выбрать и внедрить

Обработка данных и составление отчётов требуют сил и времени. Сотрудники тратят на создание качественного отчёта дни и даже недели. И возникает вопрос: можно ли упростить этот процесс? Ответ: можно.

Внедрение BI-системы повысит эффективность бизнеса и решит проблему долгой работы с данными.

Что такое BI-системы

Система BI (от английского Business Intelligence) — это программа, которая с помощью графических изображений (таблиц, графиков или схем) настраивает представление данных.

Поэтапно работа BI выглядит следующим образом:

• Получение данных. Осуществляется выборка данных: программа собирает необходимую информацию из разных источников, которые подходят под запрос пользователя.
• Работа с данными. Программа преобразовывает и обрабатывает полученные данные, выявляет их структуру, определённую зависимость и порядок.
• Представление результатов. На основе обработанной информации программа создаёт графическую иллюстрацию данных. Это могут быть графики, дашборды или схемы.

Для чего нужны Business Intelligence Services и их основные преимущества

Работа с BI платформами (Business Intelligence Platform) предоставляет возможность упрощенно работать с данными. Отчёт, полученный от программы, легко передавать, удобно хранить и, самое главное, для его получения не нужно прилагать больших усилий.

Какие достоинства использования BI:

1. Возможность подключения большого числа пользователей. Отчётами BI-системы могут пользоваться все сотрудники внутри компании, а также партнёры бизнеса. К примеру, маркетолог увидит сильные и слабые стороны рекламы, тенденции выбора покупателей, и совместно с аналитиком разработает план продаж. Затем партнёры с предоставленным доступом могут ознакомиться с результатом.

2. Повышение эффективности. Комплексный анализ отчётности выявляет проблемные зоны кампании, находит возможности для роста. Удобство отчётов, сделанных с помощью BI tools, позволяет быстрее работать с данными и внедрять новые решения.

3. Высокая скорость. Специалистам больше не нужно вручную работать с источниками, достаточно отправить запрос би ай системе. Это сэкономит силы, время сотрудника, а, следовательно, и деньги фирмы.

4. Работа с большим объемом информации. BI-системы дают возможность проанализировать большой пласт информации, собранный из многочисленных источников, и затем придать ему графический облик. Встроенные BI инструменты делают работу, на которую человек потратит неделю, за пару секунд.

Кому подойдёт система управления BI

Использование Business Intelligence Services может быть полезно большим и средним предприятиям, куда поступает множество данных, а вот мелким компаниям проще работать с информацией вручную. Малое количество источников выгоднее проанализировать самостоятельно, не покупая дорогую платформу.

Виды BI систем

Платформы BI различаются по стоимости и по нахождению данных.

По стоимости

Условно-бесплатные. Пример такой системы — QlikView Business Intelligence Platform. Поскольку данная система рассчитана как на новичков, так и на специалистов, стоимость её использования рассчитывается именно по критерию стоимости. Например, неопытный пользователь может ограничиться бесплатными услугами, а аналитик — приобрести дополнительные инструменты

Платные. Преимущественно BI-системы платные, но некоторые вендоры предоставляют бесплатный пробный период.

По нахождению данных

Облачные. Подходят тем, кто готов размещать данные на облачном сервере. Защита информации в таком случае находится на более низком уровне, и вендоры не отвечают за её сохранность.

В собственном хранилище (сервисе). Конфиденциальность информации гарантирована при использовании своего персонального сервера. Собственное хранилище предотвращает распространение ценных данных или сводит его к минимуму.

На арендованном сервере. Удобство заключается в том, что компании не нужно содержать дополнительное оборудование. В данном случае расходы идут только на аренду.

Как выбрать BI систему

Выбор системы зависит от размера компании, от её целей и возможностей специалистов.

На первом месте стоит удобство использования. BI решения становятся менее результативными, если сотрудники не справляются самостоятельно с работой на платформе. Для того, чтобы не ошибиться при выборе, рекомендуется воспользоваться пробными версиями программ. Также поставщик должен предоставлять информацию о специфике работы с системой, чтобы у фирмы была возможность оценить, смогут ли сотрудники освоить программу без длительного обучения, нужно ли выделять время на освоение.

Вторым важным фактором является распространённость системы на рынке. Закрытые системы, которые умеют использовать малое количество специалистов, не подходят для крупного бизнеса. Чем выше распространенность системы, тем проще нанять в штат сотрудника, знакомого с принципами работы.

Помимо этого система должна отвечать конкретным требованиям компании. Специфические функции платформы могут не подходить или быть лишними для покупающей фирмы. Важно воспользоваться пробным периодом и понять, нужны ли предоставляемые методики и отчёты конкретной компании.

Как внедрить BI-систему аналитики

Внедрение BI-системы — комплексный процесс, в котором задействованы аналитики, разработчики и будущие пользователи. На обучение и органичное внедрение понадобится немалое количество времени, и компания должна подготовиться к возможным затратам.

Процесс внедрения состоит из определённых технических этапов.

• Формулировка потребностей. Пользователи системы определяют специфику отчётов, рассказывают, какие должны быть показатели. Первично учитывают потребности руководителей, переходя к потребностям линейного персонала. BI-аналитик на основе этого создаёт структуру системы и организует её работу, следит, чтобы она собирала конкретные данные.

• Выбор источников. Исходя из потребностей всех участников процесса настройки и внедрения би ай системы, выбираются источники. Затем анализируется польза предоставляемой информации и принимается решение о прекращении или продолжении использования источника.

• Настройка системы. Необходимо настроить хранилище данных и интерфейс, интеграцию с источниками. BI-аналитик составляет список требований к платформе, пишет техническое задание для разработчиков.

• Тестирование системы. На этом этапе проводится всесторонняя проверка работоспособности платформы. Анализируется точность данных и ищутся возможности для улучшения.

• Обучение пользователей. Для комфортной работы проводится обучение. Разрабатывается система, благодаря которой будущие пользователи смогут в короткие сроки освоить bi tools.

Примеры российских BI-систем

Luxms BI — BI-система, созданная петербургской компанией Luxms. Преимущества: удобство работы со множеством инструментов, возможность создания сложных дашбордов и схем визуализации без знания кода. Самые известные клиенты Luxms BI — ОАО «РЖД» и «Газпром нефть».

Yandex DataLens — бесплатная программа для аналитики от Яндекса, которая позволяет взаимодействовать с метриками. Вход доступен по данным Яндекс ID.

Polymatica — большие возможности создания дашбордов, графиков, диаграмм в реальном времени при помощи машинного обучения. Освоить программу может даже неопытный пользователь, при этом сервис позволяет проводить описательную, исследовательскую, прогнозную и перспективную аналитику.

Интерфейс BI-системы Polymatica

Superset — бесплатная BI-система с открытым исходным кодом, позволяющая разработчикам свободно добавлять любые компоненты. Отчёты от программы представлены с использованием новейшей визуализации. Система полезна компаниям, где работают опытные разработчики.

Внешний вид BI-системы Superset

Форсайт — многозадачная платформа с возможностью гибко настраивать систему под свои нужды. Есть вариант работы в настольном, в веб и мобильном приложении, а также возможность удаленно просматривать и редактировать отчёты.

Как выглядит интерфейс BI-системы Форсайт

Visiology — платформа для комплексной аналитики, создания интересных визуальных дашбордов в режиме реального времени. Пользователям доступны простой и понятный интерфейс и подробное обучение. Позволяет регламентировать отчёты и отправлять на анализ собранные вручную данные, поддерживает интеграцию со всеми популярными источниками данных.

Интерфейс Visiology

Modus Bl — платформа для аналитики в любой сферах деятельности. Использует комплексный подход: наглядную визуализацию данных, прогнозирование и поиск трендов. Также позволяет гибко управлять инструментами, предусмотрена система распределения ролей для аккаунтов сотрудников и настроена интеграция для получения данных из любых источников компании.

Заключение

• Business Intelligence Services — это инструмент сбора, систематизации, хранения и визуализации данных.

• BI-система подходит для крупных и средних компаний, малому бизнесу покупать дорогую платформу нерационально.

• Система помещается в облачное хранилище, на арендованный или личный сервер.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там вы найдёте самые интересные тренды и новости в сфере digital-маркетинга и технологий. Подписывайтесь и будьте в теме вместе с нами!