ERP система: что это и как она помогает крупным компаниям

ERP система — это специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации основных видов деятельности компании. К ним относятся: производство, продажи, логистика, бухгалтерия и управление персоналом.

ERP-система от «Компас». Источник: clouderp.ru

ERP системы помогают с расчётом налогов, закупкой сырья, управлением производства и многим другим. Ниже разберём, что такое ERP система и как этот сверхразум спасает предприятия от путаницы и бюрократии.

Что такое ERP система

Самое главное в ERP — это объединение всей информации компании в одном защищённом месте. Благодаря этому любой сотрудник быстро находит нужные данные — точные, полные и самые свежие. С ERP-системой вы избегаете ошибок из-за человеческого фактора и задержек — она собирает информацию о работе компании буквально «по горячим следам». Так сотрудники принимают более взвешенные решения и реагируют на изменения оперативно.

ERP создаёт единую базу, где вся информация о работе предприятия хранится в стандартизованном виде. Так устраняется недопонимание между отделами — все сотрудники обращаются к одним и тем же данным. Никаких разночтений. Также система предотвращает дублирование информации.

Кроме того, ERP упрощает совместную работу юзеров и систем — благодаря единому формату данных они легко обмениваются информацией.

Основная цель внедрения ERP — повышение эффективности работы компании. Система сокращает внутренние информационные потоки за счёт централизации и стандартизации данных. Одновременно снижаются затраты на информационное обеспечение, так как исчезает необходимость поддерживать разрозненные системы и избегается дублирование информации.

Как работает ERP-система

ERP-системы бывают двух видов: модульные и монолитные. Обе работают практически одинаково, но различаются по внедрению и цене.

Монолитная система внедряется как единый программный пакет. Пример — ERP-система от 1C, «Управление предприятием». В ней нельзя подключать отдельные блоки. Обычно такие системы дешевле и ориентированы на нужды малого бизнеса; их структура изначально продумана под конкретные задачи.

Модульная система напоминает конструктор — её можно внедрять по частям и выбирать нужные модули. Это удобно для компаний, которым не требуется полный набор функций сразу. Например, можно начать с управления персоналом или производством. Некоторые компании внедряют все модули постепенно, по мере роста.

Функциональные возможности ERP-систем определяются набором модулей, которые в них включены. В зависимости от производителя набор функций часто отличается, но в целом он охватывает ключевые направления деятельности большинства компаний.

• Складской учёт: контроль складских запасов, приход и расход товаров, оптимизация операций.
• Производственный учёт: планирование и контроль процессов, управление ресурсами, выпуск продукции.
• Расчёт расходов: определяется себестоимость продукта, выявляются затраты, оптимизируются расходы.
• Кадровый учёт: ведение делопроизводства, управление персоналом.
• Формирование управленческой отчётности: предоставление данных о работе предприятия для принятия решений.
• Логистика: управление цепочками поставок, оптимизация транспортных маршрутов, контроль складских запасов.
• Бухгалтерский учёт: расчёт налогов, подготовка отчётности.
• Управление контрагентами: ведение соответствующей базы данных.
• Бизнес-аналитика: сбор и анализ данных о работе предприятия.

Зачем нужна ERP-система

Многие компании сталкиваются с четырьмя основными «болевыми точками», которые мешают эффективной работе. Именно для их устранения внедряются ERP-системы.

• Информационный беспорядок. Сотрудники вынуждены использовать разрозненные программы, не взаимодействующие друг с другом. Это приводит к путанице, дублированию данных и затрудняет получение полной картины происходящего. ERP выступает в роли централизованного хранилища, объединяющего всю информацию в одном месте. Это упрощает рабочие процессы и делает отчётность прозрачной.
• Недостаточная функциональность программного обеспечения. По мере роста компании и усложнения производственных процессов, существующие программы перестают справляться с крупными объёмами данных и новыми задачами. ERP-система предлагает расширенный набор функций, охватывающих различные аспекты деятельности предприятия, будь то управление финансами, производством, продажами или персоналом.
• Высокий уровень ошибок, вызванных человеческим фактором. Ручной ввод данных и отсутствие автоматизации рутинных операций часто приводят к ошибкам со стороны сотрудников. ERP-система компании автоматизирует многие задачи, минимизирует влияние человеческого фактора и повышает точность работы.
• Неэффективный обмен данными. Медленная и неточная передача информации между отделами препятствует слаженной работе компании. Разрозненные данные затрудняют оперативное реагирование на изменения и принятие решений. ERP обеспечивает быстрый и надёжный обмен информацией в режиме реального времени. Так все подразделения работают сообща и согласованно.

Преимущества ERP-систем

ERP-системы приносят компаниям ряд важных плюсов:

• Ясность и удобство совместной работы. ERP делает информацию доступной всем сотрудникам. Такой общий доступ к данным упрощает работу.
• Тратится меньше времени. ERP автоматизирует рутинные задачи и высвобождает время сотрудников для решения более важных вопросов, напрямую влияющих на доход компании. Сокращение рутины и ошибок повышает общую эффективность работы.
• Упрощение отчётности. С помощью ERP документы объединяются в одну структуру. Легко формировать отчёты и аналитику. Сравнение работы разных подразделений становится проще, не нужно сводить вручную множество таблиц.
• Безопасность. ERP-системы обеспечивают надёжный уровень защиты данных. Это снижает риски утечек и кибератак.

Недостатки ERP

Но, конечно, есть и недостатки:

Во-первых, внедрение подобных программ — дорогостоящее мероприятие. Речь идёт не только о самой лицензии, но и о затратах на настройку, обслуживание и обучение персонала. Крупные компании зачастую сталкиваются с ежемесячными расходами, превышающими 500 тысяч рублей. Внедрение ERP системы иногда влечёт за собой дополнительные расходы на обновление оборудования и программного обеспечения, а также возможную доработку системы под специфические нужды компании.

Во-вторых, времени уйдёт тоже немало. Полная интеграция системы и обучение сотрудников на крупных предприятиях занимает от полугода. Освоение ERP-систем требует от сотрудников серьёзных усилий. Не всем хочется тратить время на специальные курсы.

В-третьих, перенос данных из существующих систем в ERP не всегда проходит гладко. Этот процесс требует тщательного планирования и участия специалистов, так как высок риск потери информации.

ERP или CRM?

Ниже рассмотрим, чем CRM отличается от ERP.

CRM

CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) — программы, через которые компании выстраивают крепкие отношения с клиентами. CRM делает взаимодействие с пользователями прозрачным, повышает их лояльность и удовлетворённость.

В основном CRM используют отделы продаж и маркетинга, реже — службы подбора персонала. Эти системы особенно полезны для компаний с многоэтапным процессом продаж, так называемой «воронкой». С помощью CRM менеджеры видят, на каком этапе находится каждый клиент, добавляют контакты, даты звонков и их результаты. В клиентских карточках хранят договоры, другие документы и всю историю взаимодействия.

Как работают воронки продаж? И как их построить? Читайте в статье «Воронка продаж: что это такое, виды, как построить и пример воронки».

А ERP-системы?

Несмотря на схожесть функционала, ERP-системы и CRM выполняют разные задачи. Иногда CRM-системы считаются модулем ERP, ведь они действительно берут на себя часть функций по управлению ресурсами предприятия.

Однако внедрение ERP чаще актуально для крупных компаний, которым необходим контроль за всеми производственными процессами. Для них это оправданное вложение, которое оптимизирует работу.

Возьмём, к примеру, компанию по производству пуфиков на заказ. Здесь занято 20 человек. Им не нужна сложная и дорогостоящая ERP-система, которая в их случае будет малоэффективна. Зато внедрение CRM существенно облегчит работу. Менеджеры отслеживают весь путь клиента, от поступившей заявки до производства и доставки пуфика. Вся информация о клиентах, включая историю взаимодействия, выполненные задачи и платежи, собрана в единой системе. Так отдел продаж и маркетинга эффективнее работает с клиентами.

Однако на крупной фабрике со сложным производственным циклом CRM будет недостаточно. Там существует множество не связанных между собой процессов, требующих комплексного управления.

ERP-системы: типы и различия

ERP-системы можно классифицировать по нескольким важным критериям.

По отрасли

Здесь имеется в виду разделение на решения для металлургических, машиностроительных, торговых предприятий и многих других. Общая функциональность остаётся схожей, но система дорабатывается под специфические задачи конкретной отрасли. Например, фармацевтике важно управление клиническими испытаниями.

По стране происхождения

ERP-системы российских производителей — это хорошая альтернатива западным решениям благодаря своей стоимости. Расчёт цены индивидуален и зависит от количества пользователей, необходимых функций и прочих факторов. В целом, российские системы обходятся дешевле. Например, покупка 1С:ERP стартует с 400 тысяч рублей (то есть вы платите один раз), в то время как аренда зарубежной системы может ежемесячно обходиться в 600 тысяч.

Помимо цены, российские ERP отличаются и функциональностью. На Западе набирает популярность концепция «умная ERP», которая объединяет искусственный интеллект, блокчейн и большие данные. Такие «умные» системы ориентированы на удобство пользователя, облачные технологии и IoT. Российские же ERP более «лаконичны» — отечественные компании чаще выбирают стандартный набор функций.

По виду лицензии

Существует два основных типа:

• Проприетарные: код системы закрыт, модифицировать её самостоятельно нельзя.
• С открытым кодом (open-source): код доступен для редактирования, что позволяет адаптировать систему под нужды организации.

Закрытые системы представляют собой готовые решения, приобретаемые у поставщика по лицензии. Они часто включают плановую поддержку и обновления. Открытые системы, как правило, бесплатны, но требуют доработки под индивидуальные нужды компании, что может повлечь дополнительные расходы.

По формату поставки

• Разовая покупка: программа приобретается один раз и устанавливается на серверы компании.
• On-premises: система размещается на серверах компании, однако её использование требует регулярной оплаты.
• Облако: компания-разработчик размещает программу на своих серверах, а пользователи получают к ней онлайн-доступ.

Облачные ERP доступны через интернет. Это экономит компании средства на обслуживание собственных серверов. Альтернативой служат приватные ERP, устанавливаемые на серверах самой компании. Они обеспечивают больший контроль и безопасность данных, но требуют затрат на обслуживание инфраструктуры.

По производителям

1С:ERP — отечественная система управления ERP с внушительным арсеналом функций. Её отличает наличие множества модулей и отраслевых решений, охватывающих широкий спектр бизнес-процессов.

Пример работы 1C. Источник: 1ab.ru

Галактика ERP — российский продукт. Стоимость в 3 раза ниже, чем у зарубежных аналогов. Обладает высокой производительностью и масштабируемостью.

Microsoft Dynamics делает ставку на простоту настройки под индивидуальные потребности бизнеса. Кроме того, система легко интегрируется с другими продуктами Microsoft, вроде Word и Excel.

Заключение

ERP-система — это мощный инструмент для управления всеми аспектами деятельности предприятия. Она выходит за рамки простого программного обеспечения. Такая система автоматизирует процессы, централизирует данные и обеспечивает сотрудников необходимыми инструментами для достижения целей компании.

Выбор конкретной системы зависит от индивидуальных потребностей бизнеса и отраслевой специфики. Внедрение ERP-системы станет серьёзным шагом для компании, однако при грамотном подходе она приведёт к существенной оптимизации работы, повышению эффективности и росту прибыли.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там вы найдёте самые интересные тренды и новости в сфере digital-маркетинга и технологий. Будьте в теме вместе с нами!