Бриф: что это и как помогает в работе

Бриф (brief, или даже «бриеф») — это документ, в котором заказчик подробно описывает свой проект и ставит задачи исполнителю. Он служит своего рода «мостом» между двумя сторонами и приводит их к единому пониманию целей и задач.

Бриф — пример шаблона от workspace.ru

На практике чаще всего бриф предлагает заполнить именно подрядчик. Это происходит ещё на этапе подачи заявки, до оформления договора. Правда, письменное заполнение брифа не всем клиентам по душе. Задача исполнителя — объяснить, насколько бриф полезен для успешной реализации проекта.

Ниже узнаем подробнее, что такое бриф и почему он действительно вам нужен.

Зачем использовать бриф

Этот инструмент помогает в сложных проектах, где подрядчик выполняет множество разноплановых задач. Чаще всего его применяют в консалтинге, организации ивентов, маркетинге и диджитал-сфере.

Для чего нужен бриф?

• Чтобы конкретизировать. Заказчик формулирует проблему, которую хочет решить, а исполнитель, опираясь на бриф, оценивает объём работ и рассматривает суть задачи. Так стороны узнают друг друга получше. Предложение заполнить бриф со стороны исполнителя — верный признак его серьёзного отношения к работе. Клиент понимает, что подрядчик подходит к проекту основательно.
• Чтобы сэкономить время. Бриф избавляет от необходимости постоянных созвонов, уточнений по почте и мессенджерам. Исполнитель не тратит время на ожидание ответов и поиск нужной информации в переписке. С качественно заполненным брифом новые члены команды быстро разберутся в сути проекта, что сэкономит ресурсы всем участникам.
• Чтобы понять сроки и цену. Бриф служит хорошей основой для формирования коммерческого предложения исполнителем. Используя полученную информацию, стороны на этапе переговоров определяют дедлайны, оптимальную стоимость проекта, а также скидки и бонусы.

Бриф экономит время и ресурсы, а также гарантирует, что обе стороны работают над достижением единой цели.

Бриф — виды

В современном бизнесе бриф система играет важную роль в налаживании эффективного сотрудничества. Существует множество видов брифов, каждый из которых подходит для конкретной задачи:

• Рекламная кампания? Тогда нужен медиа-бриф, в котором прописываются все детали по её планированию и запуску.
• Разработка нового продукта или его имиджа? Креативный бриф создаст нужный образ и поможет с подготовкой сопутствующих рекламных материалов.
• Вывод бренда в свет? Экспертный бриф — ваш выбор. Он включает в себя подробный анализ рынка, маркетинговые исследования и данные о самой компании.
• Дизайн сайта, приложения или ПО? Существуют специальные технические брифы (или просто «бриф на дизайн сайта») для разработки подобных проектов.
• Нужна дополнительная информация о сделке? Бриф-анкета вам поможет.

Виды по глубине погружения:

• Анкетные или обобщённые брифы: краткие документы с информацией о клиенте и целях проекта. Подойдут для понимания основных задач. Часто встречаются на сайтах исполнителей.
• Экспертные или индивидуальные брифы: углубляются в детали. Они содержат подробное описание бизнеса, технические характеристики проекта, аналитические данные и результаты исследований. Используются для сложных задач.

Как составить бриф

Разработка брифа — это двусторонний процесс. Исполнитель обычно формирует структуру, выделяет основные разделы и вопросы, необходимые для понимания проекта и его успешной реализации. Он также акцентирует внимание на наиболее важных элементах, таких как цели, задачи, сроки и бюджет. А заказчик предоставляет исполнителю всю необходимую информацию для выполнения.

Качественный бриф включает в себя следующую информацию:

• Концепция. Опишите основную идею продукта, УТП. Расскажите о своей компании. Кратко объясните миссию, ценности вашего бренда и релевантные достижения. Включите ссылки на социальные сети и сайт. С этой справочной информацией подрядчик поймёт суть вашего бизнеса.
• Цели проекта. Точно определите желаемый результат. Хотите ли вы повысить поисковый рейтинг своего сайта? Увеличить количество подписчиков в социальных сетях? Разработать уникальный фирменный стиль? Укажите желаемые числовые показатели: процент увеличения продаж или целевой охват вашей страницы в социальных сетях. Если цель нельзя измерить в цифрах, опишите предпочитаемый формат (например, брендбук) или характеристики (цветовая схема сайта).
• Целевая аудитория. Расскажите, на кого вы ориентируетесь. Кто ваш клиент, чем он занимается, что ему интересно? Чем более детализирован профиль вашего идеального покупателя, тем лучше. Включите демографические данные (возраст, пол), факторы образа жизни (семейное положение, социальный статус, профессия), расходы (средняя стоимость покупки), интересы, потребности и поведение в интернете, возможные опасения или возражения. Если у вас есть какие-либо аналитические данные о клиентах, обязательно включите их.
• Технические вопросы. Требования будут различаться в зависимости от проекта. Например, для сайта укажите желаемую нагрузку на сервер и количество страниц. Для статьи — объём и стиль написания. Поделитесь примерами работ, которые вам кажутся привлекательными (сайты, тексты, логотипы). Подрядчик также представит своё портфолио. Обсуждение референсов вместе минимизирует риск недопонимания и обеспечит успешное завершение проекта.
• Каналы коммуникации. Каким образом лучше всего представить ваш продукт потенциальным покупателям?
• Дедлайн. Установите чёткие сроки выполнения работ.
• Оплата. Укажите примерную сумму, которую вы готовы инвестировать. С этой информацией подрядчик поймёт стоимость проекта и определит, какие задачи осуществимы в рамках ваших финансовых ограничений.
• Данные о конкурентах. Определите ваших основных соперников. Кратко опишите их продукты или услуги, сильные и слабые стороны. Укажите, чем ваш бренд выделяется. Предоставьте ссылки на сайты конкурентов и профили в социальных сетях.

Источник: workspace.ru

• Контактная информация. Укажите ответственное лицо со стороны заказчика.

Важно помнить, что структура брифа часто варьируется. Она зависит от сферы деятельности заказчика, характера продукта и требований исполнителя.

Чем больше информации вы укажете, тем лучше. С подробным документом исполнитель поймёт задачи и выполнит работу в соответствии с вашими ожиданиями.

Несколько советов по работе:

• Изучите примеры брифов, подходящие для вашей сферы деятельности, прежде чем приступить к его составлению.
• Обсудите документ с исполнителем, чтобы убедиться, что он верно понял ваши требования.
• Не бойтесь задавать вопросы и уточнять детали.
• Вы можете составить бриф онлайн — например, некоторые ресурсы предоставляют готовые шаблоны.

Бриф или ТЗ?

Бриф и техническое задание (ТЗ) — два важных документа для эффективной работы. Однако их цели и функции существенно различаются.

Бриф передаёт исполнителю общую информацию о компании и проекте. С ним заказчик излагает своё видение конечного результата и озвучивает пожелания. Структура брифа составляется клиентом в самом начале, на этапе знакомства. Он не имеет юридической силы и выступает скорее как инструмент для взаимопонимания.

Техническое задание (ТЗ), напротив, является более подробным документом. Его цель — точно определить, что и как нужно сделать. ТЗ составляется после заполнения брифа, непосредственно перед официальным заключением договора. В зависимости от специфики задачи, его готовит как сам заказчик, так и исполнитель. В случае, если этот документ приложен к договору, он приобретает юридическую силу, и при его нарушении заказчик имеет право потребовать компенсацию.

Таким образом, бриф — это своего рода вводная справка, которая рисует общую картину проекта, а также указывает цели и пожелания заказчика. Он не влечёт юридических последствий.

ТЗ — более точный и подробный документ, чётко определяющий все требования к работе. Он служит официальным соглашением и иногда используется для разрешения спорных ситуаций.

Когда использовать бриф, а когда ТЗ?

Бриф рекомендуется использовать в начале любого проекта, чтобы дать исполнителю общее представление о задачах и ожиданиях.

ТЗ составляют после того, как определяются с конкретными требованиями к работе.

Важно понимать, что бриф и ТЗ не взаимоисключают друг друга. Они используются совместно. Кроме того, содержание этих документов варьируется в зависимости от специфики проекта.

Их применение позволит вам:

• Чётко сформулировать свои требования.
• Обеспечить для исполнителя ясное понимание проекта.
• Избежать недопонимания и споров в процессе работы.
• Повысить эффективность в целом.

Заключение

Бриф выступает фундаментом для плодотворного сотрудничества заказчика и исполнителя. С чётким и информативным брифом вы достигнете желаемых результатов. В нём, словно на карте, прорисовывается весь путь проекта: цели, задачи, аудитория, бюджет.

Брифы — это не просто документы, а инструменты, которые позволяют заказчику ясно донести своё видение, а исполнителю — точно понять задачи и ожидания.

Благодаря этому снижается риск недопонимания, экономятся ресурсы, а сам проект выполняется более оперативно и качественно. В конечном счёте, грамотно составленный бриф — это ключ к успеху практически любого проекта.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там вы найдёте самые интересные тренды и новости в сфере digital-маркетинга и технологий. Будьте в теме вместе с нами!