Как сменить сервис рассылок: пошаговый план перехода на новую платформу

Переезд на другой сервис рассылок — это больше, чем просто перенос контактов. За годы работы в платформе формируется целая инфраструктура с данными клиентов, подписками, сегментами и историей коммуникаций. К миграции на новую маркетинговую платформу следует готовиться основательно и проводить её поэтапно.

Шаг 1. Проведите аудит текущей системы

Перед тем как перейти на другой сервис рассылок, составьте полный список данных, процессов и коммуникаций, которые используются в текущей платформе.

По итогам аудита составьте план переезда. Определите, какие объекты зависят друг от друга, а также зафиксируйте, что делать с каждой сущностью. Например:

• клиентские данные и подписки — привести к нужной структуре и перенести;
  
  
• шаблоны сообщений — выгрузить и адаптировать;
  
  
• сегменты и сценарии — пересобрать в новой платформе;
  
  
• устаревшие и незадействованные в коммуникациях данные — не переносить, чтобы не увеличивать объём работ.

Старые отчёты и статистику прошлых лет, которые нужны лишь для истории, можно сохранить отдельно.

На этом же шаге определите сроки и условия окончательного переключения на новую платформу, а также назначьте ответственных за контроль над процессом.

Шаг 2. Подготовьте данные к переносу

У разных сервисов модели данных могут отличаться. Поэтому до переноса нужно сопоставить сущности текущей системы с моделью новой и понять, какие данные потребуется преобразовать.

В Altcraft клиентские данные устроены так:

• каждый клиент представлен отдельным профилем, а сами профили хранятся в базах;
  
  
• помимо стандартных полей вроде имени, email, телефона можно создавать дополнительные: текстовые, числовые, списки и другие;
  
  
• подписки связаны с ресурсами и каналами внутри них.

Помимо демографических данных в клиентских профилях хранятся статусы подписок, данные об участии в сценариях и сегментах, история взаимодействий и многое другое

Определите, по какому идентификатору записи из прежней платформы будут сопоставляться с новой, соотнесите поля двух систем и приведите значения к нужным форматам. Не забудьте также проверить исходную базу на дубли и неактуальные профили.

Отдельно подготовьте статусы подписок и стоп-списки. Их нужно сохранить, чтобы после переноса данных не возобновить коммуникацию с контактами, отправка сообщений которым запрещена.

Шаг 3. Подготовьте новую платформу и отправочную инфраструктуру

Данные подготовлены к переносу. Теперь можно создать под них структуру в новой платформе.

В Altcraft настройте базы профилей, в том числе дополнительные поля. К моменту импорта структура базы уже должна соответствовать типам и формату подготовленных данных.

Вы можете добавить нужное количество полей и выбрать их требуемый тип из 10 доступных вариантов

Далее следует настроить инфраструктуру используемых каналов.

Если старая платформа продолжает отправлять сообщения во время миграции, не отключайте её настройки раньше времени. Для новой можно заранее выделить отдельный трекинговый поддомен, а SPF-запись настроить с учётом всех сервисов, которые продолжают отправлять письма от имени домена. Так новую инфраструктуру можно подготовить без остановки действующих рассылок.

Настройте и другие необходимые каналы. Например, для SMS потребуется интеграция со шлюзом оператора сотовой связи, а для мессенджеров — соответствующие подключения и интеграции.

В Altcraft после этого нужно создать ресурсы, связать их с нужными базами, добавить каналы и указать их параметры: отправителей, идентификаторы, интеграции и другие. При дальнейшем импорте профили можно будет подписать на созданные ресурсы с нужными статусами.

В рамках одного ресурса можно настроить сразу несколько каналов

Шаг 4. Перенесите шаблоны и настройки сообщений

После настройки каналов переходите к шаблонам сообщений. Важно перенести как их внешний вид, так и связанную с ними логику.

Email-шаблон в Altcraft можно импортировать из HTML-файла или перенести вручную, вставив код в редактор. После этого проверьте и адаптируйте:

• синтаксис переменных, условий и динамического контента;
  
  
• служебные ссылки и трекинг;
  
  
• текстовую версию и AMP-версию письма, если они используются.

Ссылку отписки и другие служебные ссылки после переключения нужно настроить уже в новой платформе.

Необходимые переменные можно выбрать из списка и добавить в HTML-код письма

Пример SMS-сообщения с переменными имени и промокода

Если изображения или другие файлы хранятся в текущей платформе, перенесите их в новое хранилище и обновите ссылки в письмах.

Затем отправьте тестовые сообщения и проверьте отображение, персонализацию и ссылки. Полноценный редизайн лучше оставить на потом: во время миграции важнее сначала воспроизвести рабочие коммуникации.

Шаг 5. Пересоберите сегменты и сценарии автоматизации

Когда структура платформы и шаблоны подготовлены, можно восстанавливать маркетинговую логику.

Поэтому для каждого рабочего сегмента зафиксируйте логику формирования и воспроизведите её в новой платформе. После переноса клиентской базы сформируйте или пересчитайте аудиторию в зависимости от типа сегмента, а затем сравните получившийся состав со старой системой.

В Altcraft доступны статические, динамические и обновляемые сегменты

Также пересоберите автоматические сценарии. В Altcraft они строятся из связанных узлов (триггеров, операторов, каналов и действий). Перенесите логику схемы: что запускает цепочку, какие условия проверяются, какие сообщения отправляются, когда клиент переходит на следующий шаг или выходит из сценария.

В Altcraft можно создавать как простые сценарии, так и сложные цепочки со множеством компонентов, условий и ветвлений

Заранее определите, что делать с клиентами, которые к моменту перехода будут находиться внутри активных сценариев старой платформы. Например, клиент уже получил первое письмо в цепочке, а следующее должно прийти через 2 дня. В зависимости от сценария можно:

• дать текущим участникам завершить эту цепочку в прежней платформе;
  
  
• воспроизвести нужный этап цепочки в новой платформе, если это технически возможно;
  
  
• остановить старую цепочку и перевести участников в новую по установленным правилам, чтобы клиент не оказался одновременно в двух сценариях и не получил два одинаковых сообщения.

Отдельно учтите сегменты и сценарии, которые зависят от истории коммуникаций. Если после перехода им требуются отдельные данные из старой системы, например дата последнего открытия, их можно перенести в дополнительные поля профиля и временно использовать в условиях.

Шаг 6. Настройте источники данных

Теперь настройте постоянный обмен данными между новой платформой и внешними системами. В Altcraft для регулярного обновления данных можно использовать API или импорт по расписанию из внешней SQL-базы.

На этом этапе настройте подключения, правила передачи данных и необходимые параметры, но рабочий поток пока не запускайте.

Если платформа также сама должна передавать информацию во внешние системы, подготовьте и это направление обмена.

Для каждой интеграции определите порядок переключения: какие из них смогут временно работать параллельно со старой платформой, а какие нельзя дублировать и потребуется включить в определённый момент.

Шаг 7. Протестируйте новую систему

К этому моменту уже настроены структура данных, каналы, шаблоны, сегменты, сценарии и интеграции. До переноса базы клиентов остаётся проверить работу системы на тестовых профилях.

Создайте несколько профилей с разными состояниями: новый подписчик, пользователь с несколькими подписками, профиль, который должен попасть в определённый сценарий. После этого проверьте путь клиента, например:

событие на сайте → обновление профиля → попадание в сегмент → запуск сценария → отправка сообщения → целевое действие

Или в случае отписки:

отписка из письма → изменение статуса подписки → исключение из последующих маркетинговых коммуникаций

Убедитесь, что профили создаются и обновляются без дублей, статусы подписок меняются на требуемые, клиенты попадают в нужные сегменты, сценарии запускаются и работают, а сообщения отправляются и отслеживаются корректно.

Исправьте ошибки до переноса рабочей базы. Переходить к импорту актуальных клиентских данных можно только после успешного сквозного тестирования.

Шаг 8. Перенесите клиентскую базу

Перед импортом зафиксируйте контрольную точку и сделайте свежую выгрузку клиентской базы из текущей системы. После этого отдельно учитывайте все новые и изменённые данные, которые появляются во время переноса: регистрации, обновления профилей, подписки, отписки и другие события.

До загрузки рабочей базы проверьте, не вызовет ли импорт незапланированный запуск сценариев. В Altcraft при импорте и обновлении профилей запуск связанных триггеров можно отключить.

Загрузите подготовленную базу с сопоставлением полей. В Altcraft поддерживаются файлы XLS, XLSX, CSV и TXT, а также архивы ZIP и TAR.GZ. Вместе с профилями перенесите актуальные статусы подписок.

Форматы файлов, доступные для загрузки

После импорта сравните количество исходных и загруженных профилей, проверьте статусы подписок и разберите отклонённые записи. Выясните и устраните причины расхождения. Это может быть ошибка импорта, дубли в исходной базе или особенности преобразования данных.

Отдельно перенесите стоп-списки. В Altcraft в них можно добавлять email-адреса, домены и телефонные номера.

Пример добавления email-адресов в стоп-список

Синхронизируйте изменения, накопившиеся после контрольной точки, а затем переведите подготовленные на шаге 6 источники данных в рабочий режим. Организуйте переключение так, чтобы между финальной синхронизацией и запуском постоянного обмена не было разрыва и одни и те же изменения не передавались дважды.

Шаг 9. Переключите коммуникации на новую платформу

После переноса и синхронизации базы можно переводить рабочие коммуникации. Делайте это поэтапно: сначала переключите одну рассылку или цепочку, проверьте её работу и только после этого переходите к следующей.

Для разовых рассылок заранее определите дату и время переключения, после которых отправка будет идти уже из новой платформы. Интеграции, которые нельзя было переключить раньше, переводите одновременно с соответствующими рассылками и сценариями.

После каждого этапа проверьте, что сообщения отправляются, нужные события поступают в систему, а клиенты не получают дублирующиеся коммуникации и не выпадают из цепочек.

Старые настройки пока не удаляйте. Сохраните их до окончания переходного периода, чтобы при необходимости можно было вернуться к прежней схеме.

Шаг 10. Постепенно выходите на рабочие объёмы

Начните с наиболее вовлечённых пользователей: тех, кто регулярно открывает письма и переходит по ссылкам. Затем постепенно подключайте остальные сегменты и увеличивайте объём отправок.

Универсального графика прогрева нет. Темп зависит от прежних объёмов, состояния базы, используемых доменов и IP, а также реакции почтовых провайдеров. По мере роста отправок следите за доставляемостью, возвратами, жалобами и другими репутационными показателями. Если они заметно ухудшаются, приостановите увеличение объёма и разберитесь в причине.

Если после перехода используются прежние домены и IP и их репутация сохраняется, отдельный прогрев может не потребоваться.

Шаг 11. Проверьте результаты и отключите старую платформу

На переходный период оставьте старую платформу доступной. Она может понадобиться для сверки данных, просмотра истории и возврата к прежним настройкам, если возникнут проблемы.

Убедитесь, что новая система стабильно работает на нужной нагрузке, все требуемые коммуникации и интеграции переключены, а зависимостей от старого сервиса нет. Сохраните отчёты, историю и другие данные, которые могут понадобиться позже.

После этого старую платформу можно выводить из эксплуатации.

Чек-лист: как перенести рассылки на другой сервис

• Проведите аудит данных, коммуникаций и интеграций.
  
  
• Подготовьте клиентские данные, подписки и стоп-списки к переносу.
  
  
• Настройте базы, ресурсы, каналы и отправочную инфраструктуру.
  
  
• Перенесите шаблоны сообщений, соберите сегменты и сценарии.
  
  
• Настройте источники данных и необходимые интеграции.
  
  
• Проверьте новую систему на тестовых профилях.
  
  
• Перенесите актуальную клиентскую базу и синхронизируйте изменения, произошедшие после выгрузки.
  
  
• Поэтапно переключите рабочие коммуникации.
  
  
• При необходимости постепенно увеличьте объём рассылок.
  
  
• Убедитесь, что всё работает стабильно, и только после этого отключайте старую платформу.