Переезд на другой сервис рассылок — это больше, чем просто перенос контактов. За годы работы в платформе формируется целая инфраструктура с данными клиентов, подписками, сегментами и историей коммуникаций. К миграции на новую маркетинговую платформу следует готовиться основательно и проводить её поэтапно.
Рассказываем, как устроен этот процесс, на примере миграции в Altcraft Platform.
Шаг 1. Проведите аудит текущей системы
Перед тем как перейти на другой сервис рассылок, составьте полный список данных, процессов и коммуникаций, которые используются в текущей платформе.
| Категория данных | Что может включать |
|---|---|
| Клиентская база | имя, контакты, демографические данные, дополнительные поля |
| Подписки | каналы, тематики, категории, статусы |
| Ограничения на отправку | отписки, жалобы, невалидные адреса, стоп-списки |
| Сегменты | статические и обновляющиеся |
| Рассылки | регулярные и разовые |
| Автоматизация | триггеры, сценарии |
| Контент | шаблоны для email, SMS, push и других каналов |
| Источники данных | CRM, сайт, приложение, хранилище данных |
| Аналитика | история, отчёты |
| Интеграции | API, вебхуки, внешние сервисы |
По итогам аудита составьте план переезда. Определите, какие объекты зависят друг от друга, а также зафиксируйте, что делать с каждой сущностью. Например:
- клиентские данные и подписки — привести к нужной структуре и перенести;
- шаблоны сообщений — выгрузить и адаптировать;
- сегменты и сценарии — пересобрать в новой платформе;
- устаревшие и незадействованные в коммуникациях данные — не переносить, чтобы не увеличивать объём работ.
Старые отчёты и статистику прошлых лет, которые нужны лишь для истории, можно сохранить отдельно.
На этом же шаге определите сроки и условия окончательного переключения на новую платформу, а также назначьте ответственных за контроль над процессом.
Шаг 2. Подготовьте данные к переносу
У разных сервисов модели данных могут отличаться. Поэтому до переноса нужно сопоставить сущности текущей системы с моделью новой и понять, какие данные потребуется преобразовать.
В Altcraft клиентские данные устроены так:
- каждый клиент представлен отдельным профилем, а сами профили хранятся в базах;
- помимо стандартных полей вроде имени, email, телефона можно создавать дополнительные: текстовые, числовые, списки и другие;
- подписки связаны с ресурсами и каналами внутри них.
Помимо демографических данных в клиентских профилях хранятся статусы подписок, данные об участии в сценариях и сегментах, история взаимодействий и многое другое
Определите, по какому идентификатору записи из прежней платформы будут сопоставляться с новой, соотнесите поля двух систем и приведите значения к нужным форматам. Не забудьте также проверить исходную базу на дубли и неактуальные профили.
Отдельно подготовьте статусы подписок и стоп-списки. Их нужно сохранить, чтобы после переноса данных не возобновить коммуникацию с контактами, отправка сообщений которым запрещена.
Шаг 3. Подготовьте новую платформу и отправочную инфраструктуру
Данные подготовлены к переносу. Теперь можно создать под них структуру в новой платформе.
В Altcraft настройте базы профилей, в том числе дополнительные поля. К моменту импорта структура базы уже должна соответствовать типам и формату подготовленных данных.
Вы можете добавить нужное количество полей и выбрать их требуемый тип из 10 доступных вариантов
Далее следует настроить инфраструктуру используемых каналов.
Перенос email-рассылок на другой сервис требует подготовки From-доменов и адресов отправителей, а также настройки SPF, DKIM, DMARC и трекинговых доменов. В облачных тарифах Altcraft отправочная инфраструктура предоставляется платформой, а в On-Premises следует настроить её самостоятельно.
Зачем нужны SPF, DKIM и DMARC и как они настраиваются, рассказали в этой статье.
Если старая платформа продолжает отправлять сообщения во время миграции, не отключайте её настройки раньше времени. Для новой можно заранее выделить отдельный трекинговый поддомен, а SPF-запись настроить с учётом всех сервисов, которые продолжают отправлять письма от имени домена. Так новую инфраструктуру можно подготовить без остановки действующих рассылок.
Настройте и другие необходимые каналы. Например, для SMS потребуется интеграция со шлюзом оператора сотовой связи, а для мессенджеров — соответствующие подключения и интеграции.
В Altcraft после этого нужно создать ресурсы, связать их с нужными базами, добавить каналы и указать их параметры: отправителей, идентификаторы, интеграции и другие. При дальнейшем импорте профили можно будет подписать на созданные ресурсы с нужными статусами.
В рамках одного ресурса можно настроить сразу несколько каналов
Как настроить аккаунт в маркетинговой платформе, загрузить базу и запустить коммуникации, можно узнать в бесплатном видеокурсе Altcraft.
Шаг 4. Перенесите шаблоны и настройки сообщений
После настройки каналов переходите к шаблонам сообщений. Важно перенести как их внешний вид, так и связанную с ними логику.
Email-шаблон в Altcraft можно импортировать из HTML-файла или перенести вручную, вставив код в редактор. После этого проверьте и адаптируйте:
- синтаксис переменных, условий и динамического контента;
- служебные ссылки и трекинг;
- текстовую версию и AMP-версию письма, если они используются.
Ссылку отписки и другие служебные ссылки после переключения нужно настроить уже в новой платформе.
Необходимые переменные можно выбрать из списка и добавить в HTML-код письма
По схожей логике адаптируйте шаблоны SMS, push-уведомлений, рассылок в мессенджерах и другие сообщения.
Пример SMS-сообщения с переменными имени и промокода
Если изображения или другие файлы хранятся в текущей платформе, перенесите их в новое хранилище и обновите ссылки в письмах.
Затем отправьте тестовые сообщения и проверьте отображение, персонализацию и ссылки. Полноценный редизайн лучше оставить на потом: во время миграции важнее сначала воспроизвести рабочие коммуникации.
Шаг 5. Пересоберите сегменты и сценарии автоматизации
Когда структура платформы и шаблоны подготовлены, можно восстанавливать маркетинговую логику.
Сегменты следует пересобирать по условиям. Например, в платформе может быть сегмент Покупатели из Москвы, подписаны на email-рассылки, средний чек от 1500 рублей. Для него понадобятся данные о городе, покупках и статусе подписки. Если хотя бы одно из условий будет определяться иначе, состав аудитории изменится.
Поэтому для каждого рабочего сегмента зафиксируйте логику формирования и воспроизведите её в новой платформе. После переноса клиентской базы сформируйте или пересчитайте аудиторию в зависимости от типа сегмента, а затем сравните получившийся состав со старой системой.
В Altcraft доступны статические, динамические и обновляемые сегменты
Также пересоберите автоматические сценарии. В Altcraft они строятся из связанных узлов (триггеров, операторов, каналов и действий). Перенесите логику схемы: что запускает цепочку, какие условия проверяются, какие сообщения отправляются, когда клиент переходит на следующий шаг или выходит из сценария.
В Altcraft можно создавать как простые сценарии, так и сложные цепочки со множеством компонентов, условий и ветвлений
Заранее определите, что делать с клиентами, которые к моменту перехода будут находиться внутри активных сценариев старой платформы. Например, клиент уже получил первое письмо в цепочке, а следующее должно прийти через 2 дня. В зависимости от сценария можно:
- дать текущим участникам завершить эту цепочку в прежней платформе;
- воспроизвести нужный этап цепочки в новой платформе, если это технически возможно;
- остановить старую цепочку и перевести участников в новую по установленным правилам, чтобы клиент не оказался одновременно в двух сценариях и не получил два одинаковых сообщения.
Отдельно учтите сегменты и сценарии, которые зависят от истории коммуникаций. Если после перехода им требуются отдельные данные из старой системы, например дата последнего открытия, их можно перенести в дополнительные поля профиля и временно использовать в условиях.
Шаг 6. Настройте источники данных
Теперь настройте постоянный обмен данными между новой платформой и внешними системами. В Altcraft для регулярного обновления данных можно использовать API или импорт по расписанию из внешней SQL-базы.
На этом этапе настройте подключения, правила передачи данных и необходимые параметры, но рабочий поток пока не запускайте.
Если платформа также сама должна передавать информацию во внешние системы, подготовьте и это направление обмена.
Для каждой интеграции определите порядок переключения: какие из них смогут временно работать параллельно со старой платформой, а какие нельзя дублировать и потребуется включить в определённый момент.
Шаг 7. Протестируйте новую систему
К этому моменту уже настроены структура данных, каналы, шаблоны, сегменты, сценарии и интеграции. До переноса базы клиентов остаётся проверить работу системы на тестовых профилях.
Создайте несколько профилей с разными состояниями: новый подписчик, пользователь с несколькими подписками, профиль, который должен попасть в определённый сценарий. После этого проверьте путь клиента, например:
событие на сайте → обновление профиля → попадание в сегмент → запуск сценария → отправка сообщения → целевое действие
Или в случае отписки:
отписка из письма → изменение статуса подписки → исключение из последующих маркетинговых коммуникаций
Убедитесь, что профили создаются и обновляются без дублей, статусы подписок меняются на требуемые, клиенты попадают в нужные сегменты, сценарии запускаются и работают, а сообщения отправляются и отслеживаются корректно.
Исправьте ошибки до переноса рабочей базы. Переходить к импорту актуальных клиентских данных можно только после успешного сквозного тестирования.
Шаг 8. Перенесите клиентскую базу
Перед импортом зафиксируйте контрольную точку и сделайте свежую выгрузку клиентской базы из текущей системы. После этого отдельно учитывайте все новые и изменённые данные, которые появляются во время переноса: регистрации, обновления профилей, подписки, отписки и другие события.
До загрузки рабочей базы проверьте, не вызовет ли импорт незапланированный запуск сценариев. В Altcraft при импорте и обновлении профилей запуск связанных триггеров можно отключить.
Загрузите подготовленную базу с сопоставлением полей. В Altcraft поддерживаются файлы XLS, XLSX, CSV и TXT, а также архивы ZIP и TAR.GZ. Вместе с профилями перенесите актуальные статусы подписок.
Форматы файлов, доступные для загрузки
После импорта сравните количество исходных и загруженных профилей, проверьте статусы подписок и разберите отклонённые записи. Выясните и устраните причины расхождения. Это может быть ошибка импорта, дубли в исходной базе или особенности преобразования данных.
Отдельно перенесите стоп-списки. В Altcraft в них можно добавлять email-адреса, домены и телефонные номера.
Пример добавления email-адресов в стоп-список
Синхронизируйте изменения, накопившиеся после контрольной точки, а затем переведите подготовленные на шаге 6 источники данных в рабочий режим. Организуйте переключение так, чтобы между финальной синхронизацией и запуском постоянного обмена не было разрыва и одни и те же изменения не передавались дважды.
Шаг 9. Переключите коммуникации на новую платформу
После переноса и синхронизации базы можно переводить рабочие коммуникации. Делайте это поэтапно: сначала переключите одну рассылку или цепочку, проверьте её работу и только после этого переходите к следующей.
Для разовых рассылок заранее определите дату и время переключения, после которых отправка будет идти уже из новой платформы. Интеграции, которые нельзя было переключить раньше, переводите одновременно с соответствующими рассылками и сценариями.
После каждого этапа проверьте, что сообщения отправляются, нужные события поступают в систему, а клиенты не получают дублирующиеся коммуникации и не выпадают из цепочек.
Старые настройки пока не удаляйте. Сохраните их до окончания переходного периода, чтобы при необходимости можно было вернуться к прежней схеме.
Шаг 10. Постепенно выходите на рабочие объёмы
Если после смены платформы email-маркетинга изменилась отправочная инфраструктура, не стоит сразу возвращаться к прежнему объёму рассылок. У нового IP или домена ещё нет сформированной репутации, поэтому резкий рост отправок может ухудшить доставляемость.
Начните с наиболее вовлечённых пользователей: тех, кто регулярно открывает письма и переходит по ссылкам. Затем постепенно подключайте остальные сегменты и увеличивайте объём отправок.
Универсального графика прогрева нет. Темп зависит от прежних объёмов, состояния базы, используемых доменов и IP, а также реакции почтовых провайдеров. По мере роста отправок следите за доставляемостью, возвратами, жалобами и другими репутационными показателями. Если они заметно ухудшаются, приостановите увеличение объёма и разберитесь в причине.
Если после перехода используются прежние домены и IP и их репутация сохраняется, отдельный прогрев может не потребоваться.
Шаг 11. Проверьте результаты и отключите старую платформу
На переходный период оставьте старую платформу доступной. Она может понадобиться для сверки данных, просмотра истории и возврата к прежним настройкам, если возникнут проблемы.
Убедитесь, что новая система стабильно работает на нужной нагрузке, все требуемые коммуникации и интеграции переключены, а зависимостей от старого сервиса нет. Сохраните отчёты, историю и другие данные, которые могут понадобиться позже.
После этого старую платформу можно выводить из эксплуатации.
Узнайте больше о том, как работает Altcraft Platform: в личном кабинете вас ждут демо платформы и детальный расчёт цены.
Чек-лист: как перенести рассылки на другой сервис
- Проведите аудит данных, коммуникаций и интеграций.
- Подготовьте клиентские данные, подписки и стоп-списки к переносу.
- Настройте базы, ресурсы, каналы и отправочную инфраструктуру.
- Перенесите шаблоны сообщений, соберите сегменты и сценарии.
- Настройте источники данных и необходимые интеграции.
- Проверьте новую систему на тестовых профилях.
- Перенесите актуальную клиентскую базу и синхронизируйте изменения, произошедшие после выгрузки.
- Поэтапно переключите рабочие коммуникации.
- При необходимости постепенно увеличьте объём рассылок.
- Убедитесь, что всё работает стабильно, и только после этого отключайте старую платформу.
Вам может быть интересно:
О том, как PREMIER настроил броадкасты и автоматизировал цепочки коммуникаций.
Перевели статью Talkwalker о лучших маркетинговых digital-стратегиях для сферы финансовых услуг. О том, как продвигать банки, страховые и брокерские компании, читайте в нашей статье.
В статье рассказываем, зачем страховым компаниям нужна автоматизация маркетинга, и делимся пятью рабочими стратегиями автоматизации в этой сфере.
