Благодарственное письмо: что это и как его написать
Благодарственные письма — это специальные сообщения, посылаемые с целью выражения признательности за работу, установки деловой связи, сотрудничества или помощи. Получатель: конкретное лицо, коллектив или целая компания.
Письмо благодарность — базовый элемент корпоративной культуры и один из инструментов в маркетинге. Его отправляют и в бумажном, и в электронном виде.
В статье разберём, кому и зачем пишут письмо благодарности, виды таких писем и как правильно их написать.
Кому и для чего писать благодарственные письма
Задача благодарственного письма — улучшить деловые отношения. Из полезных опций то, что компания:
- напоминает о себе;
- повышает лояльность к бренду;
- налаживает дружеские связи;
- рекламирует свои товары или услуги;
- выделяется среди конкурентов.
Получатели благодарственных писем могут быть:
- конкретные люди — сотрудники, клиенты, партнёры;
- отдел, команда, участники проекта;
- вся организация.
Виды писем с благодарностью
Благодарственные письма делятся на:
- письма клиентам;
- письма партнёрам;
- письма сотрудникам.
Разберём каждый вид письма.
Благодарственные письма клиентам
К ним относится благодарность за:
- регистрацию;
- совершение покупки;
- закрытие сделки;
- подписку на email-рассылку и др.
Пример приветственного письма с благодарностью от Altcraft
Такие письма обычно присылаются на электронную почту. Они нужны, чтобы повысить лояльность адресатов и перевести их в категорию постоянных клиентов.
Благодарственные письма партнёрам
Задачи таких писем — благодарность за сотрудничество и укрепление деловых коммуникаций. Письма с благодарностью можно размещать на сайте как отзыв.
Шаблон благодарности за сотрудничество
Благодарственное письмо сотрудникам
Работникам тоже вручают благодарственные письма, которые выделяют вклад сотрудника в развитие компании. Задача данного письма — установление тёплых отношений, мотивирование человека.
Пример благодарственного письма сотруднику компании
Как создать благодарственное письмо
Письмо с благодарностью — это не деловой документ, но есть общие рекомендации, которые стоит соблюдать в оформлении.
Для бумажной версии благодарственного письма используется бланк от компании или готовый шаблон, который продаётся в магазине канцелярских товаров.
Стоит помнить, что ваше письмо могут повесить в рамку или разместить на главной странице сайта, так что лучше его делать на аккуратно оформленном бланке с понятным шрифтом и заметным логотипом компании.
С электронными письмами уже легче, тут нет особых правил в дизайне. Допускаются разные шрифты, яркие цвета, добавление картинок, гифок и видео.
Структура
- Шапка
В электронных письмах в шапке находится лого организации, могут добавляться ссылки на социальные сети. В бумажной версии — сведения о компании: полное название, контакты, адрес.
- Обращение
Без обращения обойтись можно, но нежелательно, так как это форма проявления уважения к получателю письма.
Если вы отправляете письмо конкретному лицу, обращайтесь по имени или имени и отчеству. В письме для клиентов или сотрудников допускается форма «Уважаемые клиенты/коллеги», но если известно имя и отчество, отдавайте предпочтение такому обращению. Персонализация ещё никому не вредила.
С письмами для компаний проще, указывайте полное наименование организации.
Шаблон благодарственного письма с обращением по имени
- Основной текст
В тексте благодарственного письма указываются заслуги, достижения, какая-либо активность, за которые адресату вручают письмо. В дополнение можно пожелать успехов или выразить желание в дальнейшем сотрудничестве.
Письмо с благодарностью за оформление подписки
В электронных письмах часто добавляют поздравление с разными праздниками, дарят скидки, бонусы, промокоды, тем самым мотивируя клиентов к покупке.
- Подпись
В электронной версии в качестве подписи указывается информация об авторе письма. В бумажном добавляется дата, подпись и печать.
Несколько лайфхаков для написания email с благодарностью:
- Регистрация на сайте, подписка на рассылку, запись на мастер класс, совершение покупки — на все эти действия клиента важно настроить триггерную рассылку с разными email-шаблонами в стилистике бренда.
- Продумайте тему благодарственное письма. Получатель должен заинтересоваться и захотеть открыть сообщение.
- Обращайтесь к подписчику по имени. В специальных сервисах для рассылок есть такая функция.
- Электронное письмо с благодарностью — это важный инструмент в email-маркетинге, через который можно ещё раз мотивировать клиента к покупке. Разместите в конце емейла ссылку на ваш ассортимент или предложите скидку.
Резюме
Благодарственное письмо компании — особая разновидность проявления корпоративной культуры.
Оно показывает заинтересованность компании в клиентах и мотивирует к сотрудничеству.
Благодарность выражают как конкретному человеку, так и целой компании. Структура таких писем состоит из шапки, обращения, основного текста и подписи.
Подписывайтесь на наш Telegram-канал. Там вы найдёте самые интересные тренды и новости в сфере digital-маркетинга и технологий. Подписывайтесь и будьте в теме вместе с нами!